Kehilangan dokumen dan tingginya biaya ruang penyimpanan dokumen adalah masalah utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi di perusahaan ini, terutama bagi mereka yang memiliki sejumlah besar dokumen kertas.

Oleh karena itu, kita perlu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi informasi yang dikenal sebagai Sistem Manajemen Dokumen ( DMS) . Dengan DMS, dokumen kertas akan dikonversi ke bentuk digital dan kemudian disimpan dalam disk atau media penyimpanan digital lainnya.

Selanjutnya dokumen untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, distribusi pencetakan, dan bahkan virtual dapat dilakukan melalui jaringan komputer. Kebijakan keamanan juga dapat diterapkan secara ketat dalam pengelolaan dokumen-dokumen, sehingga partai hanya berhak saja yang dapat mengakses dokumen-dokumen sesuai dengan fungsi mereka. Perlindungan terhadap dokumen dilakukan secara digital, sehingga relatif lebih aman dan mudah digunakan.